Eventbransjen består av mennesker og leverandører som jobber med ulike oppgaver til små og store arrangementer. Fellesnevneren er å bidra til å skape en god opplevelse for målgruppen og ikke minst sikre maksimal verdiskaping for alle interessenter. Event management som fagdisiplin er en form for ekstremsport på grunn av sin høye intensitet og med et hav av utfordringer og detaljer som er skjult for de ufaglærte. Fagkunnskap bør alltid ligge i bunn av det man holder på med og mangelen er betydelig i denne bransjen. Det sløses med penger og ressurser både i det offentlige og private næringsliv. Nå tar ekspertene grep for å profesjonalisere bransjen, ikke minst alle dem i de ulike virksomheter med ansvar for events enten det er strategisk eller operasjonelt.

Ansvarlig ledelse med nye muligheter
Riktig kompetanse på rett plass til enhver tid er alltid en leders ansvar. Med riktig fagkompetanse hadde ikke VM på sykkel i Bergen gått med underskudd på 65 millioner, det hadde kanskje aldri blitt et VM fordi problemene hadde blitt synlige innledningsvis. Med riktig fagkompetanse vil også 90% av alle konferansene som arrangeres kunne bli mer effektive. Det er mange arrangementer som sies å være vellykkede, men ofte når man går inn med ekte og oppdatert fagkompetanse for å se på detaljene er det mye som kunne vært gjort annerledes, langt rimeligere og med en betydelig større avkastning. Mangel på behovet for faglig kunnskap og kompetanse skyldes ofte uvitenhet. Man kan si det slik at «der ingen kunnskap er, gjøres heller ingen feil». Innen eventfaget gjøres kostbare feil i så stor skala at det har blitt sosial akseptert å neglisjere behovet for ekspertise. Dette må selvsagt sees i sammenheng med et mangelfullt tilbud på opplæring. Men 2018 ser nå ut til å bli et år hvor fagkunnskap endelig settes på agendaen i stor skala. Nå er det opp til ledere å ta ansvar for å sikre faglig kunnskap på sine arrangementer og hovedansvaret ligger som alltid i toppledelsen.

Event Management
På norsk heter det arrangementsledelse, men i bransjen bruker vi Event Management som en betegnelse på den grunnleggende kunnskapen om arrangementer. Mye handler om å kunne stille de viktige og riktige spørsmålene i forhold til mål og strategi, samt vite hvilke elementer og ulike verktøy som må til for å sikre et positivt resultat i etterkant. For det er i etterkant av arrangementet vi måler opplevelsen hos målgruppen og effekten på bunnlinjen. Med riktig kunnskap vil vi kunne ta bedre beslutninger og jobbe mer effektiv når vi har de rette verktøyene og vet hvordan bruke disse. Med Event Management som basis finnes det mange spesialiseringer. En av dem er Event Planning også kalt Meeting Planning (spesielt vedr. møter og konferanser), som handler om selve prosjektledelsen og logistikken rundt arrangementet. Et annet er Event Production som er det produksjonstekniske og den fysiske gjennomføringen av arrangementet. Disse fagområdene er også delt inn i nye spesialiseringer alt etter hva størrelse og type arrangement det er snakk om.

Kunnskap
Alle mennesker med arbeidsoppgaver relatert til et arrangement har behov for grunnleggende fagkunnskap i forhold til den jobben de skal gjøre. Eksempelvis en sekretær som av og til får i oppgave å finne og bestille tjenester fra ulike leverandører til et arrangement. Denne vil både kunne sikre kvaliteten, bruke tiden mer effektivt og sørge for en rimeligere og mer kontrollert leveranse. En offentlig ansatt med oppgave å beslutte hvem som skal få økomimisk støtte til et arrangement, bør selvsagt også ha et minimum av kunnskap for å ta riktige beslutninger. Medlemmet som ønsker å få den årlige kongressen til sin by, kan med hjelp av ny kunnskap foreta smarte valg. En toppleder som skal bruke interne eller eksterne til å gjøre en jobb med et arrangement, har også behov for kjernekunnskap om hvordan bruke events som et strategisk verktøy for å unngå at det bare blir en kortvarig begivenhet. Ofte er det ikke mye ny kunnskap som skal til for at det gir store gevinster.

Målrettet læring
Tilførsel på riktig type og mengde av kunnskap i forhold til arbeidsoppgavene er selvsagt viktig. Læring foregår derfor best og mest effektivt når deltakerne består av mennesker som har mest mulig likhet i sine roller, oppgaver og utfordringer i forhold til events og den type organisasjon og kultur de er en del av. På denne måten lærer man ikke bare av en lærer eller instruktør men også i dialog med hverandre. Vi kaller det gjerne bruker- og situasjonstilpasset læring som er ekstremt effektiv. Det er denne type læring som nå gjøres tilgjengelig innen eventfaget gjennom Event Professionals.

Workshops og sertifiseringer
Det er alltid en fordel å kunne bevise overfor sine kunder, kolleger, ledere og andre at det du jobber med er noe du mestrer på en ekte profesjonell måte – selv om oppgaven ikke er så stor. Samtidig gjør det jobben enklere når du selv skal foreta valg av kandidater eller leverandører. En sertifisering eller et bevis på hva kunnskap man faktisk har, vil bidra til å profesjonalisere både eventbransjen og næringslivet forøvrig. En lang merittliste av kunder forteller gjerne mer om salgskunnskapen enn om fagkunnskapen i denne bransjen for å sette det litt på spissen. Det kan kanskje sammenlignes med at veldig mange måler suksess etter antall deltakere og hvor fornøyde de er med opplevelsen, enn den faktiske effekten og utbyttet i etterkant.

Event Professionals
Event Professionals er en ny global allianse som har til formål å drive opplæring innen events som fagdisiplin. Alliansen er nært knyttet til eventbransjens største interesseorganisasjon MPI (Meeting Professionals International) med over 14.000 medlemmer. Alliansen består av de fremste ekspertene innen events fra MPI og andre nettverk relatert til eventbransjen. Du finner mer informasjon på www.eventproweb.com

Vite mer om eventbransjen?

Eventbransjen vs. møtebransjen
Eventbransjen blir også kalt møte- og eventbransjen. Den delen som angår events gjelder alle typer arrangementer og begivenheter med mål å skape gode opplevelser. Den andre delen som gjelder møter er i hovedsak de større møteplassene slik som konferanser og tilsvarende. Dette er møteplasser med behov for eksterne leverandører i forhold til selve begivenheten, logistikken og opplevelsen rundt formålet og innholdet. Men uansett type begivenhet er det de samme leverandørene som går igjen og derfor gir grunnlag til navnet møte- og eventbransjen.

Det var greit å bruke benevnelsen møtebransjen før i tiden når det å arrangere møter, konferanser og tilsvarende handlet mer om å bare gjennomføre begivenheten, enn å sørge for hvordan utvikle læring og endring i deltakernes atferd som jo er formålet. Derav har vi også noe av problemet med at de fleste møter i dag er lite effektive, fordi mange fokuserer mer på å gjennomføre enn å skape læring og endring. Mye skyldes dårlig ledelse og mangel på kunnskap.

Møtekompetanse er noe man tilegner seg i form av å lære om møtedesign, møteledelse, prosessledelse og fasilitering for å nevne noe. Det er svært få slike aktører i dagens møtebransje og derfor grunnlag til forvirring om hva møtebransjen faktisk er for dem som ikke er i bransjen. Dessuten nytter det ikke med å skape produktive møter om den prosessen møtene er en del av ikke fungerer tilsvarende, som jo ofte er tilfelle.

De som derfor jobber med møtekompetanse i forhold til å skape læring og atferdsendring er mer koblet mot mange andre bransjer enn til møtebransjen. Uansett er begge deler av et møte viktig, noen må sørge for logistikken og den gode opplevelsen rundt det aktuelle (innpakningen) mens andre for innholdet og prosessen.
Eventbransjen er selvsagt en viktig leverandør ved gjennomføringen av store møter, men enda mer sentral inn mot reiselivsbransjen, kommunikasjonsbransjen, underholdningsbransjen, sportsbransjen og kulturnæringen. Derfor kan det ofte være bedre å benytte eventbransjen og ikke møte- og eventbransjen som en betegnelse. Det finnes en tydelig eventbransje men dessverre ingen møtebransje om vi ser det hele utenifra i forhold til hva møter egentlig handler om.

Eventbransjen vs. reiselivsbransjen
Eventbransjen har størst relasjon til reiselivsbransjen fordi mesteparten av omsetningen er relatert til reise (transport), opphold (destinasjon), overnatting, aktiviteter, opplevelser, mat og drikke. Ser vi på de fleste organisasjoner som representerer eventbransjen er disse typiske med opphav og sterk relasjon til reiselivsbransjen. Vi kan nevne MPI, HSMAI, ICCA, PCMA og Site som noen av disse. Mer informasjon om dem kan du paradoksalt nok finne på www.themeetingsindustry.org selv om disse representerer event- og reiselivsbransjen. Her er det viktig å bemerke seg forrige avsnitt, om hvordan eventbransjen grunnet sine røtter og historikk definerer møtebransjen. Informasjon fra innsiden av dette rådet (Joint Meeting Industry Council) du finner i linken som her er nevnt, er at det er stor uenighet om definisjoner men samtidig også et ønske om å ta en posisjon. Reiselivsbransjen er ellers viktig for det lokale næringslivet i forhold til hvor mye tilreisende legger igjen av penger og dermed skaper arbeidsplasser innen reiselivssektoren.

Eventbransjen vs. kommunikasjonsbransjen
Vi må også ha med kommunikasjonsbransjen når vi snakker om nærliggende bransjers tilknytning til eventbransjen. Mange bedrifter bruker bevisst events som en del av deres kommunikasjonsstrategi, ofte i form av opplevelsesbasert kommunikasjon mot sine ulike målgrupper. Her kommer også sponsing inn som et element som krysser event gjennom viktigheten å aktivere et sponsorat. Dette gjøres i form av ulike aktiviteter knyttet til sponsoratet. I Norge har vi Sponsor- og Eventforeningen som en viktig aktør i dette segmentet. Et annet viktig område er messer og utstillinger hvor event og kommunikasjon hører naturlig sammen. Det finnes mange kommunikasjonsbyråer som jobber med messer og tilsvarende, men mangler den viktige delen som går på opplevelsesbasert innhold. Her kommer da en del eventbyråer til sin rett.

Eventbyråer og eventansvarlige
Det finnes eventbyråer som hevder de selv gjør “alt” og mange kunder opplever at de også gjør dette. Men om vi begynner å gå i dybden på kunnskap og kompetanse innen det totale eventfaget kommer de fleste til kort. Derfor er det naturlig og fremfor alt viktig for et seriøst byrå å hente inn ekstern kunnskap for å sikre den faglige kvaliteten på sin leveranse. Men alle byråer vil selvsagt selge mest mulig og gjerne mer enn det kundene gjerne har behov for. Et godt tips til eventansvarlige i de ulike bedrifter, er å hente inn en nøytral rådgiver innen eventfaget om man selv ikke har godt med faglig kunnskap og kompetanse. Dette er ofte en uvurderlig investering hvor enorme beløp kan spares og ikke minst sikrer man en optimal effekt i etterkant. Med fagkunnskap i Event Management stiller du helt andre spørsmål og krav til dine leverandører, enn om du bare har jobbet med event i noen år. 

Fagdisipliner i event
Event Management er en overordnet rolle innen eventfaget og dette ligger naturlig i begrepet «management». Noen bruker også terminologien Event Design som en strategisk rolle i utformingen av et event. Uansett hvilke begreper som brukes er det viktigste at alle oppgaver blir utført mest mulig effektiv og bidrar til å nå de mål som er satt. Noen er typiske «skrivebordsplanleggere» som gjerne kalles Event Planners, mens andre styrer den tekniske gjennomføringen og kalles gjerne Event Producers. De som spesialiserer seg på tilrettelegging av små og store møter kalles gjerne møteplanleggere eller Meeting Planners, men må ikke forveksles med møtedesignere som er noe helt annet. Noen er eksperter på scenografi, andre på underholdning. Sport events krever selvsagt kunnskap og erfaring fra den aktuelle idretten, men på et overordnet nivå er uansett Event Management det grunnleggende.

Fra uvitenhet til kunnskap
Årlig omsetter «møte- og eventbransjen» i Norge for over 100 milliarder norske kroner. Når undersøkelser viser at omtrent halvparten av disse investeringene er ineffektive skal det ikke mye til for å forstå at det er et stort behov for å investere i fagkunnskap.