Den nye møteindustrien

Vi lever i en tid hvor endring står i fokus om vi skal overleve og lykkes i næringslivet. Etablerte forretningsmodeller og fagområder endres og utfordres med nye nisjer og løsninger som popper opp og vokser i et økende tempo. I en verden som blir mer kompleks å forholde seg til, er møter og samhandling mellom mennesker det viktigste verktøyet for å jobbe med innovasjon, læring, problemløsing og bygge relasjoner og tillit. Avgjørende for suksess er hvordan alle former for møter, samlinger, team og prosesser blir designet og fasilitert for å løse de aktuelle oppgavene på en mest mulig effektiv måte. Ny kunnskap og verktøy om disse tema er derfor en suksessfaktor for å sikre en sunn endringskultur og et godt resultat på bunnlinjen i enhver virksomhet. 

Møter er et drivhjul for endringsarbeid
Når to eller flere personer samles for å løse et problem, lære noe nytt, utvikle relasjoner og/eller oppleve noe sammen – det er i korte trekk en definisjon og formålet med møter. Dette vil si at alle typer samlinger, seminarer, konferanser og andre typer møteplasser er en form for møter. Det mellommenneskelige samspillet og energien som finner sted i møter er kjernen for å jobbe med salg, markedsføring, innovasjon, læring, samhandling, problemløsing og omstilling. Møter er derfor noe av det viktigste og mest ressurskrevende som skjer i en virksomhet, enten det foregår formelt eller uformelt. Et effektivt møte med tilhørende prosess bidrar dessuten til bedre beslutninger.

Game changer
Tradisjonelt er de fleste flinke til å arrangere og gjennomføre hyggelige og inspirerende møter, samlinger og arrangementer. Derimot er de fleste mindre dyktige til å løse de egentlige problemene eller oppgavene som jo er formålet. Ny kunnskap på design og fasilitering av møter og prosesser bidrar til fantastiske resultater. Det er ikke bare møtet i seg selv som blir forbedret men også oppfølgingen og implementeringen i etterkant. Den utviklingen og fokuset som nå er på dette området, utgjør et paradigmeskifte for hvordan virksomheter og organisasjoner over hele verden jobber smartere med innovasjon, læring, samhandling, problemløsing og omstilling. Her spiller også prinsipper for selvorganiserende team en viktig rolle, som en motsetning til tradisjonelle hierarkier. Det er ingen hemmelighet at de bedriftene som har forstått dette er blant de mest suksessrike i verden og noen av de mest kjente er Google, Apple og Amazon. Denne næringen, kunnskapen og teknologien for utvikling og samhandling som her vokser frem, er det viktig å få oversikt og kontroll på for dem som jobber disse temaene.

Design og fasilitering av møter og prosesser
Ingen møter og prosesser er like og det er forskjell på størrelsen og kompleksiteten, men de fleste følger stort sett samme mal og prinsipper for hvordan de bør designes og fasiliteres. En kritisk faktor er å sørge for at menneskene som deltar har det som skal til av ulik ekspertise, personlige styrker, kapasitet, motivasjon, kjemi og beslutningsmyndighet.

Siden møter er det som setter i gang og fungerer som drivhjulet i prosesser, altså hvordan endre deltakernes atferd fra a til b, starter vi med fokus på design av møtet. Det første er å finne de konkrete problemene og deretter definere mål, målgruppe, innhold, møteformat og metode for å oppnå ønsket resultat. Planlegging av hva som bør foregå før, under og etter møtet er essensielt for den påfølgende prosessen i etterkant.

Når planleggingen er ferdig starter arbeidet med involvering av deltakerne og deres forberedelser. Deretter gjennomføres møtet med fokus på aktiv møteledelse av gruppen og prosessen. Ved viktige og store møter benyttes gjerne en fasilitator eller moderator, for å sikre optimal utnyttelse av deltakernes samlede styrker og ferdigheter slik at det blir en effektiv og produktiv prosess.

Når møtet så er ferdig starter den mest kritiske fasen hvor de fleste feiler, nemlig implementeringen. Det er her designet av møtet og prosessen innledningsvis skal sørge for at deltakerne får tilstrekkelig med både ressurser, verktøy og støtte for å kunne gjennomføre sine oppgaver. Er det ny læring som skal implementeres, er det viktig med veiledning og repetisjon gjennom reelle oppgaver. Et annet viktig element er å sikre at de personer som skal hjelpe disse deltakerne underveis med læringen eller endringen, også har tilstrekkelig med ressurser, kunnskap og er motivert til å gjøre dette.

Svinn eller vinn
Undersøkelser viser at gjennomsnittlig 50% av tiden vår på jobb går med til møter og hele 50% av møtene er ineffektive. Det betyr at hver ansatt bruker over en hel dag hver uke på ingenting, altså et rent svinn for virksomheten. Regn ut hva dette koster din bedrift. Snur vi om på dette vil svinnet kunne gjøres om til nye ressurser. Bedre design og fasilitering av møter kan bety bedre beslutninger. Det som står i mellom uvitenhet og suksess er først og fremst kunnskap og eierskap til denne kunnskapen om effektive møter og prosesser.

Eierskap
Det er enkelte ledere som tar initiativ til å gjøre møtene og de tilhørende prosessene i sin del av virksomheten mer effektive. Men det krever kunnskap for hvordan gjøre dette riktig og her vil ofte ekstern ekspertise være avgjørende. Velfungerende retningslinjer, verktøy, informasjon og opplæring må på plass, men som i alle prosesser bør selvsagt målgruppen involveres. For å sikre at slike initiativ skal ha en varig effekt, må eierskapet på et riktig tidspunkt også forankres på toppnivå.

Et eksempel er Amoco, et amerikansk oljeselskap som nå er fusjonert med britiske BP. Daværende CEO satte i sin tid i gang et omfattende prosjekt for å effektivisere virksomhetens møter og problemløsningsprosesser. Resultatet var at de gikk fra å være 30-40% effektive til å bli hele 70-80% effektive. Dessverre gikk de tilbake til gamle «synder» ved skifte av toppleder, fordi eierskapet satt hos denne avgåtte lederen og var ikke implementert som en organisasjonsenhet. Møter, prosessledelse og samhandling hører naturlig sammen og dette bør institusjonaliseres som en organisasjonsenhet på tvers av organisasjonen.

Organisasjonsenhet
De fleste virksomheter har en person eller organisasjonsenhet hvor en eller flere personer har ansvaret for planlegging og produksjon av interne og eksterne møter, samlinger og arrangementer. Ekspertisen er i hovedsak konsentrert rundt prosjektledelse og opplevelsesbasert kommunikasjon. Dessuten finnes det mange såkalte møteplanleggere rundt om i en virksomhet som bør være tilknyttet denne enheten, slik at de har tilgang til verktøy og ekspertise ved behov.

Derimot mangler de fleste virksomheter en person eller organisasjonsenhet med ekspertise på møtedesign, fasilitering og samhandling generelt. En slik ekspertise og enhet bør integreres med den som er nevnt over slik at de kan utfylle hverandre. Det er store gevinster å hente hvis dette gjøres riktig og ellers integreres mot andre områder slik som eksempelvis HR og kommunikasjon.

Ansvar og aksjon
Som leder i en virksomhet, er det særdeles viktig å være våken og ikke minst sulten på nye ideer og konsepter som bidrar til utvikling og effektivisering. CEO eller daglig leder har hovedansvaret for å sikre kontinuerlig utvikling og effektivisering av menneskene, driften og organisasjonen så vel som produktene. Det bør være ledelsens ansvar og faktisk i deres egen interesse å søke etter og implementere effektive arbeidsprosesser. Møtedesign og prosessfasilitering samt eierskap, ledelse og administrasjon av møter har vært nedprioritert som forbedrings initiativ. Derfor bør toppledelsen ta et ansvar for å sette fokus på dette, og ikke minst sikre at trykket holdes oppe over så lang tid at endringen fester seg og blir institusjonalisert.

Utvikling og innovasjon
Det nytter ikke om du har egenskapene til Albert Einstein eller Steve Jobs hvis du ikke blir forstått eller tatt seriøst. Når grunnleggende kunnskap og gode retningslinjer om møtedesign og fasilitering er på plass og fungerer etter sin hensikt, vil det bidra til at mennesker med de virkelig gode ideene lettere bli sett, hørt, forstått og akseptert slik at det skapes utvikling og innovasjon.

Bærekraftige endringer
United Nations har lansert sine 17 bærekraftige utviklingsmål. Ekspertise på design og fasilitering av de møtene og prosessene som foregår i et slikt arbeid, er et kraftfullt verktøy for å nå slike mål. Det er en kraft i bare det å møtes i seg selv, men hvis man har en god struktur og gode verktøy tilpasset oppgaven og deltakerne kommer man lengre, mye lengre. Derfor er det også under utvikling et nytt konsept for design og fasilitering av bærekraftige møter og prosesser. Mennesker og prosesser er kompliserte saker, men gjør man dette enkelt og riktig i starten slik at alle kommer om bord glir alt så mye lettere. Veien til mer effektive møter og prosesser er å starte med enkle retningslinjer og verktøy alle forstår og kan bruke. Deretter kan man tilføre mer kompliserte elementer etterhvert som gruppen og timingen er moden i forhold til de omkringliggende faktorer.

Fra logistikk og opplevelser til problemløsing
Tradisjonelt har møtebransjen vært konsentrert på de store møtene og selve planleggingen og gjennomføringen med fokus på destinasjoner, hoteller, fasiliteter, logistikk, underholdning og opplevelsesbasert kommunikasjon. Derfor er bransjen bedre kjent som arrangementsbransjen siden dette stort sett er de samme tjenester vi finner rundt alle typer arrangementer, enten det er næringsliv, kultur eller idrett. Dette representerer den underliggende delen av møtebransjen med fokus på rammene og innpakningen rundt selve innholdet og oppgavene som skal løses.

Den andre og nye siden av møtebransjen som nå vokser frem har fokus læring, problemløsing eller hva som enn er formålet for å oppnå ønsket endring. Det er her jobben med å designe og fasilitere møtet og endringsprosessen med menneskene dette gjelder står i sentrum. Dessuten settes det også fokus på de små møtene som foregår i en virksomhet, ikke bare de store arrangementene som tidligere. Her ligger det store muligheter og et enormt forbedringspotensiale. Prinsippene, verktøyene og den grunnleggende kunnskapen er dessuten den samme om møtet er stort eller lite.

Prosjektledelse, opplevelsesbasert kommunikasjon, møtedesign og prosessledelse hører naturlig sammen. Mange ledere har tradisjonelt vært flinke til å sette i gang prosjekter og prosesser men dårlige med gjennomføringen. Dette spillet er i ferd med å endres. Det som nå skjer rundt den nye møteindustrien vil påvirke oss alle. En ny forståelse og kunnskap hvor alle er vinnere.

Et nasjonalt og globalt utviklingsprosjekt
Som sagt befinner vi oss i et paradigmeskifte i forhold til læring, problemløsing, innovasjon, prosessledelse, design og fasilitering av møter. Her vokser det frem en stor jungel av metoder, konsepter og leverandører hvor alle vil selge sin diagnose og medisin. Det er et stort behov for å rydde opp i denne jungelen slik at den blir oversiktlig og forståelig for alle parter. Det er også et økende behov for å integrere ny kunnskap om disse tema i utdanning og utvikling av ledere.

Den tradisjonelle og etablerte delen av møtebransjen med MPI Norway (Meeting Professionals International) i spissen, har derfor satt i gang et omfattende internasjonalt samarbeidsprosjekt som har fått navnet «The Meeting Industry Project» – møteindustri prosjektet. Et av målene er å bygge bro og kunnskap på tvers de mange bransjer som den nye møteindustrien naturlig nok representerer, samt bidra til å løse de ulike samfunnsøkonomiske utfordringer og bygge bærekraftige løsninger. Her inviteres alle som har interesse av de aktuelle tema til å delta og bidra. Du kan finne mer informasjon og holde deg oppdatert på www.meetingindustry.org