Konferanser i endring
Tradisjonelle konferanser kan bli langt mer effektive. Monolog fra scenen bør i større grad byttes ut med dialog og samhandling i salen. Er det passive tilskuere eller aktive deltakere som bidrar til å skape endring or resultater vi ønsker oss? Våre møter og konferanser er i endring.
Når vi samler en gruppe mennesker som både har kunnskap og ressurser til å løse felles utfordringer, da bør vi utnytte denne muligheten. Tenk deg en blanding mellom konferanse, workshop og et laboratorie hvor man har fasilitatorer som hjelper til med dialog, samhandling og fremdrift. Tenk deg en møteplass der de «tunge» foredragsholderne innleder i 10 minutter istedenfor å prate i 30, og tar del i gruppearbeider for å løse oppgavene som angår hver og en av oss. Tenk deg et sted der man beveger seg fra å bare høre, til også å gjøre slik at både arrangør, deltakere og andre interessenter oppnår et større utbytte.
Ta eksempelvis en konferanse eller samling som har kjente foredragsholdere og viktige tema på agendaen. Deltakerne får gjerne servert gode historier og blir inspirert, men uten dialog og samhandling om hvorfor og hvordan den enkelte deltaker kan ta i bruk budskapet som resulterer i ønsket endring, har det lite for seg. Oftest kan man gi/motta det meste av aktuell informasjon i forkant, slik at dette danner et grunnlag for den viktige dialogen under møtet. Fremføring av et budskap er legitimt så lenge budskapet er unikt og at man ikke får tilgang til dette på en annen og bedre måte i forkant.
Hele årsaken til at det arrangeres et møte, er at arrangøren har i oppgave å hjelpe deltakerne til å løse deres viktige og konkrete arbeidsoppgaver i hverdagen som ellers ville vært umulig eller vanskelig uten dette møtet. Først når dette er på plass skaper man ekte interesse hos hovedmålgruppen og rettferdiggjør behovet for deltakelse. Arrangøren har uansett et stort ansvar for å lage et program som rettferdiggjør «hvert minutt» av deltakerens tid og at det faktisk resulterer i en ønsket endring ved å gi deltakerne gode nok verktøy til bruk i etterkant. Hvis ingen endring skjer, har møtet ikke vært designet godt nok, eller så har deltakeren deltatt på feil premisser.
Hovedårsaken med mange møteplasser er å få en stor gruppe mennesker til å møtes, hvor det faglige kommer i andre rekke. Da må man også sørge for å designe (utforme innholdet i) møtet, slik at de rette personene faktisk får truffet hverandre og får tid å snakke sammen om de riktige og viktige sakene. Dette vil kreve et program med mer dialog i salen enn monolog fra en scene for å si det slik. Uansett bør innholdet fokuseres rundt aktuelle og viktige problemstillinger og løse disse gjennom fasilitert dialog og samhandling.
Undervurdert i møter generelt er bruken av visualiseringsteknikker og teknologi for å gjøre informasjon mer forståelig og tilgjengelig for langt flere som er i målgruppen.
I forhold til dialog, nytter det ikke å sette folk til å snakke sammen i grupper hvis den enkelte ikke oppnår en form for læring om det aktuelle tema, som gjør at de virkelig forstår, husker og vet hvordan ta dette i bruk i etterkant.
Et møte (eller en konferanse) har alltid et formål og et mål. Som regel er det overføring av en form for læring eller problemløsing, samt treffe nye/gamle kontakter som ofte utgjør den grunnleggende delen av formålet. Målet derimot, er hva man som arrangør ønsker at deltakerne skal gjøre annerledes i etterkant og som et resultat av møtet. For å nå dette målet, må det være et behov målgruppen har eller vil kunne oppdage som følge av møtet. Hva er ellers hensikten med et møte hvis det ikke skjer en endring? Endring skjer først når ny kunnskap, nye ideer, løsning av problemer og/eller nye relasjoner mellom mennesker og evt. varemerker fører til ønsket handling.
